各部门、各单位：

根据《档案法》《高等学校档案管理办法》《海南热带海洋学院档案管理办法》等文件要求，为确保2020年度归档工作及时有效开展，现将有关事项通知如下：

一、材料范围

（一）2020年1月1日至12月31日期间，学校教学、科研、外事、党政管理、资产与设备管理、基建、出版、财会、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。

（二）凡本单位在工作活动中直接形成的，能反映本单位工作和活动，并且具有一定保存价值的文字、图表、声像、实物等各种不同形式的载体材料均属本单位档案的归档范围。各单位文件材料收集范围，请参照《海南热带海洋学院档案归档范围》（见附件）。

（三）以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

（四）各学院毕业生的毕业照收集归档（纸质与电子版同步归档）。

（五）疫情期间，学校形成的关于抗击新冠肺炎疫情的文本、声像、电子和实物等材料。具体为：

1.上级党委、政府关于新型冠状病毒肺炎疫情防控工作的重大决策部署、规定、通知、通报、批示、指示等；

2.上级有关主管部门关于本校做好新型冠状病毒肺炎疫情防控工作的部署、规定、通知、通报、批示、指示等；

3.本校关于新型冠状病毒肺炎疫情防控工作的文件、公告、简报、通知、意见、通告、防控方案、报表、统计分析、应急预案、监测方案、大事记等，召开的专门会议形成的文件材料及领导的重要批示、指示和讲话等；

4.学校建立疫情防控工作机构、机构成员名单、协调机制及工作部署等相关文件材料；

5.校保健服务中心在新型冠状病毒肺炎病人及疑似病人形成的各类材料；

6.组织医药用品、相关物资保障和生活保障等工作形成的各类材料；

7.接受社会救助、捐赠及资金、物资分配和使用形成的各类材料；

8.学校在新型冠状病毒肺炎疫情防控和维护学校正常秩序过程中形成的文件材料，例如校园封闭管理、居家隔离、居家办公、健康日报、外省返校等工作中形成的材料；

9.在疫情防控中表现突出，个人或集体受到上级组织、各级政府部门或学校表彰的文件、感谢信、奖状奖杯等；对疫情防控不力、工作严重失误、违反防疫工作相关规定的组织和个人的处罚材料；

10.教务处、学工处、研究生院和各二级学院在做好疫情防控工作相关停课复学、线上线下教学工作形成的材料；

11.宣传部、学工处、校团委等单位及校外其他媒体关于学校疫情防控工作的宣传材料、新闻报道；

12.学校封闭管理形成的报告、报表、台账、照片、视频、笔记和记录等各类材料；

13.师生参与疫情防控一线工作、自愿争当志愿者的日记或师生同心协力共抗疫情的典型事迹；

14.学校科研团队在疫情防控工作中形成的调研报告、研究数据、科技攻关成果、过程性记录等资料；

15.学校师生、校友创作的以疫情工作为主题的各类艺术作品，例如书法、诗歌、歌曲、绘画等；

16.新冠肺炎疫情防控工作中产生的音频、视频、照片、电子文件材料和实物等；

17.其他与新冠肺炎疫情防控工作有关的文件材料，例如工作台账、手机日志、群共享记录、手机截屏等。

二、归档要求

（一）各单位分管领导要重视本部门档案材料的收集归档工作，兼职档案员要积极做好一年一度本单位档案收集归档工作，确保本部门档案材料规范、完整、齐全。任何单位或个人不得将应归档材料据为己有。

（二）归档的文件材料应是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。

（三）声像（视频、照片）、实物等归档材料须标明题名、时间、地点、人物等要素。

三、文件材料移交程序

（一）移交手续：文件移交前，先认真填写本部门文件材料移交目录（一式二份），盖章，经交接双方签字后各留一份备份。

（二）档案移交时间：各单位请于3月30日前将收集好的文件材料移交到学校档案馆（行政楼603室）。

联系电话：88650260，88825073；

附件：1.海南热带海洋学院文件移交目录表

2.海南热带海洋学院各部门档案归档范围

                       海南热带海洋学院档案馆

                        2021年3月10日