第一章  总 则

第一条  为了加强海南热带海洋学院档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务，为社会经济发展服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》《海南省档案管理条例》等法律、法规，结合我校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称档案，是指学校在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  学校档案记录和反映了学校建立、建设和发展的历史过程，是学校各项工作的重要组成部分，是评估和衡量学校教育质量和管理水平的重要依据，它为学校教学、科研、管理水平的提高创造了必要条件，是反映和维护学校历史面貌的一项重要工作，是办好学校的重要基础工作。

第四条  学校各单位在工作活动中形成的各种门类、不同载体的档案必须遵循统一领导、集中管理、维护档案的完整、准确与安全、便于开发利用的原则，任何单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。

第五条  学校应加强对档案工作的领导，严格实行部门立卷制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”，即：纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章   管理体制与职责 

学校档案工作在学校党委、行政领导下开展工作，并接受上级教育行政管理部门的管理和上级档案行政管理部门的指导、监督和检查。学校设立档案工作委员会，具体负责组织、协调解决档案工作中的重大问题。

第六条  校长对本校的档案工作负有领导责任，学校确定一名副校长分管档案工作，其主要职责是：
    一、贯彻、执行国家关于档案工作的政策、法规，审查学校档案工作规划、计划、总结；

二、审定学校档案管理办法和重要的规章制度；

三、研究决定档案工作的重大事宜；

四、检查、督促学校及部门档案工作“三纳入、四同步”执行情况；

 五、负责督促档案部门全面履行档案行政管理和档案业务管理与服务两种职能，保证档案工作所需经费的落实；

六、将档案信息化建设纳入学校信息化建设的总体规划中同步发展，为实现数字档案馆创造必要条件。

第七条  档案馆为处级建制，由分管档案工作的副校长领导。校档案馆的主要职责是：

一、宣传、贯彻、执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，提高全校师生员工的档案意识；

二、统一管理本校各单位、各部门的档案工作，根据国家有关规定和标准确定本校档案的归档范围、分类标准、保管期限和整理规则，及时做好档案的收集、分类、鉴定、统计、保管和利用工作；
    三、组织实施档案的信息化建设，负责电子文件归档和电子档案的规范化管理；
    四、科学地管理档案，在开展档案开放和利用工作的同时，严守档案机密，确保档案安全；
    五、编制检索工具，编研档案史料和参考资料，多途径、多形式地开发档案信息资源，为学校和社会各方面工作服务；

六、负责学校档案工作网络建设和档案工作的业务指导，对全校专、兼职档案工作人员进行业务培训，开展、参加学术研究交流活动，努力提高档案工作人员的素质和档案工作水平；

七、完成上级部门和校领导交办的其他任务。

第八条  学校档案工作网络由各学院、部、处（所）分管档案工作负责人及兼职档案员组成。各学院、部、处（所）分管档案工作负责人分管本部门档案工作，兼职档案员具体承办本部门档案工作。

部门分管档案工作负责人主要职责：

（一）组织部门职工学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，将档案工作纳入部门工作计划；
    （二）加强与学校档案馆的联系，共同做好对兼职档案员的业务指导、监督和检查工作，提高归档案卷质量，保证按时归档；

（三）支持部门兼职档案人员开展工作，帮助他们解决实际困难。

部门兼职档案员主要职责：
    1.认真学习国家档案工作法律、法规和学校档案工作规章制度；
    2.根据校档案馆制发的各门类档案的案卷类目，做好预立卷工作；

3.负责部门文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷、归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统，并按规定时间向校档案馆办理档案移交手续；

4.积极参加档案业务学习，不断提高档案工作水平；

5.主动接受校档案馆的业务指导和督促、检查；

6.注意文件材料的安全和保密工作。

                 第三章 档案工作人员、经费、库房、设备

第九条  学校档案部门负责人应认真贯彻执行党和国家方针政策，热爱档案事业，有组织管理能力和开拓创新精神，具备档案及相关专业技术职务。

第十条  学校档案工作人员应认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勇于创新，具备档案专业或相关学科知识及现代化管理技能，具有本科以上学历。

第十一条  学校各单位、各部门由一位负责人分管本单位、本部门的档案工作，并设专（兼）职档案员，负责本单位、本部门档案的收集、整理、移交工作。

  第十二条  学校档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数由学校根据本校规模及馆藏档案数量等实际情况确定；学校档案工作人员与学校教学、科研和行政人员同等待遇，实行专业技术职务聘任。学校档案工作人员因长期接触有毒有害物质，根据有关政策给予一定补贴。

 第十三条  档案工作所需经费由学校单独立项，列入学校年度经费预算。学校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备在经费中给予支持，并为本部门档案管理人员提供必要的工作条件。

  第十四条  学校根据现有规模、发展规划和现代化管理的需要，努力按照《档案馆建设设计规范》和《档案技术保护规范》的要求，为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。库房应有防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、 防高温、防强光、防有害气体和有害生物的保护措施，存放声像等特殊载体档案，应设有专门库房，并配置恒温、恒湿设施。

   第十五条  根据工作需要，学校应有计划地为档案部门配置计算机、复印机、照相机、扫描仪、摄像机等设备，使档案管理现代化同学校管理现代化同步发展。

第四章  文件材料的归档、移交和接收

  第十六条  学校建立和完善文件材料的立卷归档制度。各部门应把文件材料的形成、积累、立卷、归档工作纳入部门工作计划，列入教学、科研、管理人员的职责范围，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

  第十七条  学校实行文件材料形成部门和课题组立卷的制度。各部门应归档的文件材料由文件材料形成者配合部门兼职档案员按照《海南热带海洋学院档案工作规范》的要求，整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，检查、装订、签字后按时向档案馆移交。档案馆负责各部门立卷的业务指导及档案质量的检查、验收工作。

第十八条  学校档案分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版物、外事、财会、声像、实物11大类。各类文件材料的归档范围和保管期限按《海南热带海洋学院档案归档范围和保管期限表》、《海南热带海洋学院声像类档案工作规范》和《海南热带海洋学院实物类档案工作规范》等执行。凡属应归档的文件材料必须按规定及时归档。

第十九条  有关部门和学院对科研成果、产品定型、基建竣工、贵重仪器设备开箱及其他技术项目进行鉴定验收时，必须通知档案馆相关人员参加。以便对应归档的文件材料进行审查验收，签署验收意见并盖章。没有完整、准确、系统的文件材料不予鉴定验收，不得申报成果。

第二十条  档案归档时间：党政部门和能按年度归档部门的文件材料在次年三月底以前归档；教学部门和能按教学年度归档部门的文件材料应在当年十一月底前归档；科研、基建等部门应在项目完成通过鉴定、验收后2个月内归档。

第二十一条  接收档案必须办理交接手续，填写档案移交清单，一式两份，写明案卷标题、卷内文件材料页数、案卷数量、移交时间等，交接双方签名盖章后，各执一份备查。

第五章   档 案 管 理

第二十二条  档案馆的全部档案都要进行科学的分类、编号、排列上架，编制适合现代化管理需要的检索工具，实现目录和全文检索，以提高科学管理水平和服务质量。

第二十三条  档案馆按照《海南热带海洋学院档案实体分类实施办法》对接收进馆的档案按全宗进行分类、编目、排列上架。

第二十四条 档案馆应定期做好档案的鉴定工作，对保管期限已满的档案，应组织有关专业人员和档案人员按照有关规定进行鉴定。凡需销毁的档案，按《海南热带海洋学院档案鉴定销毁制度》执行。

第二十五条  档案馆必须做好档案统计工作，及时统计档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据，按照有关规定，向上级档案管理部门报送档案基本情况统计年报。

第二十六条  档案馆应会同有关部门定期进行档案密级的审查，根据具体情况及时调整密级。

第二十七条  档案馆应做好档案保护工作，建立库房管理和检查制度，实行专人负责，严格按照“八防”要求管理库房，确保档案安全。及时修补残破档案，对字迹褪色的档案要及时修复或复制。在定期检查档案时，遇有特殊情况，应向校档案工作委员会汇报，及时处理。

第二十八条  档案是学校信息资源的重要组成部分。档案馆要不断改进和完善管理工作，加大力度推进档案信息化建设，以实现档案实体的保护和档案信息资源共享。

第六章   档案的利用与开放

第二十九条  档案馆应按照《档案法》的规定，向全校以及全社会开放属于开放范围的档案。

第三十条  馆藏档案属下列情况之一者不宜开放：
（一）涉及党和国家秘密的；
（二）涉及专利或技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成部门规定限制利用的。

第三十一条  档案馆应设立专门的阅档室，并提供全宗指南、档案馆指南和各种检索工具；档案馆工作人员应熟悉馆藏档案，了解学校各项工作的需要，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，起好领导和有关部门的助手和参谋作用，最大限度地满足利用者的需要，提高社会效益和经济效益。

第三十二条  利用本校档案，均应按规定办理利用手续：

（一）本校工作人员因工作需要可凭工作证到校档案馆查、借阅非保密档案；科研档案非本课题（项目）研究人员需经课题（项目）主持人同意，方可查阅；

（二）校工作人员因公并经部门负责人同意查阅秘密档案，须经档案馆负责人批准，查（借）用机密及以上文件，须经校档案工作委员会主任批准；

（三）本校在籍学生因工作、学习需要查阅档案，可凭学生证参照本条（一）、（二）款规定办理；

（四）社会各单位或个人查阅非保密档案，需持合法证明经档案馆办公室批准；查阅秘密档案，须经校档案工作委员会批准，并按国家及学校有关规定收费；非本校工作人员，档案概不借出；
    （五）查阅、借用档案不得丢失、污染、折迭、涂改和转借；对借出档案，档案馆要定期催还，并负责清点、检查档案完好情况，发现损坏或丢失，应书面报告学校档案工作委员会处理。

第三十三条  档案馆应加强档案编研工作，大力开发档案信息资源，根据学校和社会的需要，有计划地对档案资料进行研究整理，编辑出版各种汇编资料和编研成果，为学校教学、科研和管理工作服务，为社会各方面工作服务。

第三十四条  档案馆是学校出具档案证明的唯一合法部门。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。  

    第三十五条  档案馆应发挥其科学文化功能，利用馆藏资料开展档案宣传教育工作，创造条件逐步把档案馆办成学校和社会的思想宣传工作基地。

第七章 考核、奖励与处罚

第三十六条  学校对档案管理工作进行考核，决定奖罚。有下列事迹之一的单位和个人，由学校给予表彰与奖励：

（一）对档案的收集、整理、利用做出显著成绩的；

（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；

（三）对档案学及档案史料研究做出重要贡献的；

（四）将重要的或珍贵的档案捐赠给学校档案部门的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十七条  对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。

第三十六条  有下列行为之一的，由档案馆责令限期改正，或者报请学校处理；情节严重，构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

（一）损毁、丢失档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）玩忽职守，明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。

第八章    附  则

第三十七条  本办法由学校档案馆负责解释。

第三十八条  本办法自发布之日起执行。