为切实做好2023年度档案归档工作，确保学校档案材料完整归档、规范管理，更好地服务于学校中心工作，记录学校发展历程。现将2023年度档案材料归档工作通知如下：

材料范围

一、各单位、各部门根据《海南热带海洋学院档案归档范围》（附件1）规定的范围进行归档。主要内容如下：

（一）2023年1月1日至12月31日期间，学校在教学、科研、外事、党政管理、资产与设备管理、基建、出版、财会、产品生产与开发等各项工作、活动中产生的具有保存价值的文件材料，包括文字、图表、实物、数字化信息等不同形式、载体的材料。

（二）以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

二、归档要求

（一）各单位分管领导要重视本部门档案材料的收集归档工作，兼职档案员按照《归档范围》收集本部门、本单位形成的档案材料，做到应收尽收。任何单位或个人不得将应归档材料据为己有。

（二）归档的文件材料应是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。

（三）声像（视频、照片）、实物等归档材料须标明题名、时间、地点、人物等要素。

（四）移交档案时需填写《海南热带海洋学院文件移交目录表》（附件2）（一式二份），盖章，经交接双方签字后各留一份备份。

（五）请于3月29日前将收集好的文件材料移交到学校档案馆（行政楼603室）。

联系电话：88650260

联系人:郑老师 于老师

邮箱: dag@hntou.edu.cn

附件1：《海南热带海洋学院档案归档范围》

附件2：《海南热带海洋学院文件移交目录表》

海南热带海洋学院档案馆