关于做好2022年度文件材料归档工作的通知

作者:档案馆 发布时间:2023年03月13日

各部门、各单位:
      为切实做好2022年档案归档工作,确保学校档案材料完整归档、规范管理,根据《中华人民共和国档案法》和学校档案工作有关规定,现就有关事项通知如下:
     一、材料范围
    (一)2022年1月1日至12月31日期间,学校教学、科研、外事、党政管理、资产与设备管理、基建、出版、财会、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料,均应归档。
    (二)凡本单位在工作活动中直接形成的,能反映本单位工作和活动,并且具有一定保存价值的文字、图表、声像、实物等各种不同形式的载体材料均属本单位档案的归档范围。各单位文件材料收集范围,请参照《海南热带海洋学院档案归档范围》(见附件)。
    (三)以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。
    (四)各学院毕业生的毕业照收集归档(纸质与电子版同步归档)。
    (五)党史学习教育文件材料,我校党史学习教育期间形成的文件材料。具体为:
      1、党委(党总支)关于成立党史学习教育领导机构和工作机构的文件;
      2、校领导有关党史学习教育的指示、批示和讲话;
      3、党史学习教育领导小组及办公室印发的各种文件的正本(印制稿)、签发稿;
      4、党史学习教育领导小组及办公室召开的各类重要会议的方案、议程、文件、纪要、录音、录像、照片等;
      5、党委(党总支)党史学习教育领导小组及办公室作出的决定、实施方案、总结、报告、简报专报、大事记等;
      6、开展专题学习、专题培训、专题研究、专题宣读、“我为群众办实事”实践活动等过程中开展的方案、报告、台账、清单、总结等;
      7、其他具有保存和利用价值的文件材料。
    二、归档要求
  (一)各单位分管领导要重视本部门档案材料的收集归档工作,兼职档案员要积极做好一年一度本单位档案收集归档工作,确保本部门档案材料规范、完整、齐全。任何单位或个人不得将应归档材料据为己有。
  (二)归档的文件材料应是原件,复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求整理后方可移交。
  (三)声像(视频、照片)、实物等归档材料须标明题名、时间、地点、人物等要素。
    三、文件材料移交程序
  (一)移交手续:文件移交前,先认真填写本部门文件材料移交目录(一式二份),盖章,经交接双方签字后各留一份备份。
  (二)档案移交时间:各单位请于3月15日前将收集好的文件材料移交到学校档案馆(行政楼603室)。
    联系电话:88650260; 邮箱: dag@hntou.edu.cn
 
  附件:1.海南热带海洋学院文件移交目录表
        2.海南热带海洋学院各部门档案归档范围
  
 

                                                                          海南热带海洋学院档案馆
                                                                             2023年2月14日