各部门、各单位：
    为切实做好2021年档案归档工作，确保学校档案材料完整归档、规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、学校档案工作有关规定，现就有关事项通知如下：
    一、材料范围
   （一）2021年1月1日至12月31日期间，学校教学、科研、外事、党政管理、资产与设备管理、基建、出版、财会、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。
   （二）凡本单位在工作活动中直接形成的，能反映本单位工作和活动，并且具有一定保存价值的文字、图表、声像、实物等各种不同形式的载体材料均属本单位档案的归档范围。各单位文件材料收集范围，请参照《海南热带海洋学院档案归档范围》（见附件）。
   （三）以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。
   （四）各学院毕业生的毕业照收集归档（纸质与电子版同步归档）。
   （五）党史学习教育文件材料，我校党史学习教育期间形成的文件材料。具体为：
    1、党委（党总支）关于成立党史学习教育领导机构和工作机构的文件；
    2、校领导有关党史学习教育的指示、批示和讲话；
    3、党史学习教育领导小组及办公室印发的各种文件的正本（印制稿）、签发稿；
    4、党史学习教育领导小组及办公室召开的各类重要会议的方案、议程、文件、纪要、录音、录像、照片等；
    5、党委（党总支）党史学习教育领导小组及办公室作出的决定、实施方案、总结、报告、简报专报、大事记等；
    6、开展专题学习、专题培训、专题研究、专题宣读、“我为群众办实事”实践活动等过程中开展的方案、报告、台账、清单、总结等；
    7、其他具有保存和利用价值的文件材料。
    二、归档要求
   （一）各单位分管领导要重视本部门档案材料的收集归档工作，兼职档案员要积极做好一年一度本单位档案收集归档工作，确保本部门档案材料规范、完整、齐全。任何单位或个人不得将应归档材料据为己有。
   （二）归档的文件材料应是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。
   （三）声像（视频、照片）、实物等归档材料须标明题名、时间、地点、人物等要素。
    三、文件材料移交程序
   （一）移交手续：文件移交前，先认真填写本部门文件材料移交目录（一式二份），盖章，经交接双方签字后各留一份备份。
   （二）档案移交时间：各单位请于3月20日前将收集好的文件材料移交到学校档案馆（行政楼603室）。
         联系电话：88650260； 邮箱：qzudag@126.com。


    附件：1.海南热带海洋学院文件移交目录表
          2.海南热带海洋学院各部门档案归档范围








                                                                    海南热带海洋学院档案馆
                                                                       2022年2月22日
 

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